Mucha gente ignora que la aplicación LibreOffice Writer se puede utilizar para crear formularios PDF, siendo una excelente alternativa gratuita y de código abierto a Acrobat de Adobe para este caso de uso.

Los archivos PDF pueden contener campos de formulario editables que pueden ser rellenados o editados y guardados. Gracias a esto, los documentos se pueden rellenar utilizando un teclado, en lugar de tener que imprimir un documento, rellenarlo con un bolígrafo y escanearlo para poder enviarlo en línea. Hablamos de que esto es una utilidad muy importante en una oficina, por ejemplo.

Este artículo explica cómo utilizar LibreOffice Writer para crear un PDF con formularios rellenables, o lo que es lo mismo formularios interactivos, con instrucciones para crear algunos elementos comunes del formulario, como añadir un campo de entrada de texto, un cuadro de lista (desplegable), botones de opción (botones de selección) y una casilla de verificación, y exportar el documento como un formulario PDF.

He utilizado LibreOffice versión: 6.2.1.1 sobre Mageia para tomar las capturas de pantalla de este tutorial, pero las instrucciones deben ser las mismas que con otras versiones o sistemas operativos.

Paso 1: Vamos primero a ver cómo creamos un formulario con Writer.

Iniciaremos LibreOffice Writer, que debería abrirse con un nuevo documento en blanco. Para poder añadir formularios al nuevo documento de LibreOffice Writer, seleccionamos en el menú Ver > Barras de herramientas > Controles de formularios y Ver > Barras de herramientas > Diseño de formularios.

Ahora que se muestra la barra de herramientas Diseño de formularios (en la parte inferior de LibreOffice Writer de forma predeterminada), hacemos clic clic en los botones Mostrar cuadrícula y Ajustar a cuadrícula para que estén habilitada, lo que nos permitirá alinear fácilmente los controles de formulario más adelante:

 

Paso 2: Crear una etiqueta de texto en LibreOffice Writer

Ahora es el momento de insertar algunos controles de formulario en nuestro nuevo documento. Desde la barra de herramientas de LibreOffice Controles de Formularios, hacemos clic en Label (Etiqueta) y dibujamos la etiqueta en el documento haciendo clic y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, aparecerá Campo de etiqueta:

A continuación hacemos doble clic en la etiqueta que acabamos de añadir e introducimos un nombre y una etiqueta. El campo de la etiqueta es lo que se muestra como texto en el documento, yo he puesto Nombre completo:

Paso 3: Crear un cuadro de texto (un campo de entrada de texto) en LibreOffice

Desde la barra de herramientas, en Controles de formulario, hacemos clic en el Cuadro de texto y dibujamos un cuadro de texto (haciendo clic y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón) a la derecha de una etiqueta de texto:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hacemos doble clic en el Cuadro de texto, ingresamos un nombre para él, y para el campo de etiqueta hacemos clic en el botón de tres puntos a la derecha, y asignamos la etiqueta que se creó a su derecha, luego hacemos clic en Aceptar:

Paso 4: Crear un cuadro de lista (desplegable) en LibreOffice

Comenzamos por crear una etiqueta de texto, como en el paso 1. A continuación, hacemos clic en Listado de la barra de herramientas Controles de formulario y dibujamos el cuadro de texto a la derecha de la etiqueta:

Hacemos doble clic en el cuadro de lista que acabamos de agregar al documento, introducimos un nombre y, para el campo de etiqueta, haz clic en el botón de tres puntos y asígnale la etiqueta que agregamos a la izquierda del cuadro de lista como en la imagen de arriba.

No cierres todavía la ventana de propiedades del Listado. Para añadir una lista de opciones (desplegable), nos desplazamos hacia abajo en la ventana de propiedades List Box y añadimos las entradas en el campo Entradas de la lista.

Si tienes una lista de entradas en un editor de texto, que cada entrada en una línea separada, puedes copiarla y pegarla aquí directamente, luego presionamos Enter y se añadirán las entradas automáticamente. O también puedes agregar cada entrada de la lista manualmente, escribiendo una entrada, luego presionando Mayúsculas + Enter para agregar una nueva, y así sucesivamente.

Para probar nuestro nuevo listado, salimos del modo de diseño haciendo clic en el botón Modo de diseño de la barra de herramientas en Controles de formulario.

Recuerda hacer clic de nuevo en el botón Modo de diseño para entrar en el modo de diseño y poder añadir nuevos elementos de formulario más adelante.

Paso 5: Añadir botones de opción (botones de selección) en LibreOffice

También es posible que querramos añadir algunos botones de opción. En la barra de herramientas Controles de formularios de LibreOffice, pulsamos el icono del botón Opción y lo dibujamos donde querramos colocarlo en el documento de LibreOffice. Añadimos tantos botones de opción como queramos:

 

 

 

 

 

 

Hacemos doble clic en cada botón de opción y cambiamos su etiqueta al texto que queramos que aparezca en el documento junto a cada botón de opción. Para los campos Nombre y Nombre de grupo, asegúrate de introducir el mismo valor para cada botón de opción en el mismo grupo:

 

 

De este modo, el grupo de botones de opción no interfiere con otros botones de este tipo, en caso de que queramos añadir varios grupos de botones de opción.

Paso 6: Añadir una casilla de verificación en LibreOffice

En la barra de herramientas, Controles de Formulario, pulsamos el botón Check Box (Casilla de Verificación) y lo dibujamos en nuestro documento haciendo clic y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón:

En el caso de las casillas de verificación, no es necesario crear una etiqueta separada, ya que se muestra una etiqueta de texto junto a la casilla de verificación de forma predeterminada.

Hacemos doble clic en la casilla de verificación e introducimos un nombre y una etiqueta para ella:

 

Paso 7: Escribir en el documento

En el penúltimo paso, vamos a darle forma a la hoja que hemos estado preparando. En mi ejemplo he creado un formulario para solicitar datos. Por supuesto, puedes hacerlo según tus necesidades. Yo le añadí
también un campo para email.

Paso 8: Exportación de un documento de LibreOffice como formulario PDF

Ahora que hemos creado un documento que contiene formularios interactivos y rellenables en LibreOffice Writer, es el momento de exportarlo como un formulario PDF.

Desde el menú LibreOffice seleccionamos Archivo -> Exportar como -> Exportar como PDF….. Asegúrate de que el formulario Crear PDF esté habilitado y de que el formato de envío esté configurado como PDF:

 

Ejemplo de pruebas 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Y terminamos. No es difícil y nos abre muchas posiblidades.

Pedro

 

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